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首先，展品選擇是第一位的。展品是給觀摩者留下印象的最重要因素。展品選擇應(yīng)依據(jù)三項(xiàng)原則： 1、針對(duì)性，2、代表性，3、獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容。代表性是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點(diǎn)。獨(dú)特性是指展品要有自己的獨(dú)到之處，與同類產(chǎn)品相比，明顯有別。
其次，參展商的現(xiàn)場(chǎng)展示?，F(xiàn)在，很多參展商都采用歌舞表演，有獎(jiǎng)問(wèn)答和視頻音頻的展示方法。這是因?yàn)樵陟o態(tài)條件下，并不能說(shuō)明展品的全部性能，顯示全部特征，需要借助其他材料或設(shè)備等手段來(lái)加以說(shuō)明，強(qiáng)調(diào)及渲染。參展商要注意引導(dǎo)參觀者的現(xiàn)場(chǎng)參與，并準(zhǔn)備一些小包裝樣品免費(fèi)派發(fā)。
第三，展臺(tái)設(shè)計(jì)。當(dāng)前，很多展會(huì)還以特裝修的比例為主要宣傳點(diǎn)。各參展商也越來(lái)越重視特裝修。但特裝并非花錢越多，裝修越豪華越好。參展商考慮的應(yīng)是特裝能否充分反映自己的形象，吸引參觀者的注意力。因此，你可以從幾個(gè)方面衡量裝修是否達(dá)到目的：1、展臺(tái)設(shè)計(jì)要與展會(huì)整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào);2、展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主;3、展臺(tái)設(shè)計(jì)需考慮參自身的公眾形象，不可過(guò)于標(biāo)新立異;4、不要忽略展臺(tái)的展示、會(huì)談、咨詢和休息等基本功能。
第四，工作人員的配備是展覽成功的關(guān)鍵。展臺(tái)的人員配備可從四個(gè)方面加以考慮：1、按展覽會(huì)的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員;2、根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量;3、人員的基本素質(zhì)及個(gè)性;4、加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解,包括專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。
第五，客戶邀請(qǐng)。前往專業(yè)展會(huì)的參觀者目標(biāo)都很明確。所以參展者除了被動(dòng)地等待客戶，開(kāi)展前要有意識(shí)地邀請(qǐng)客戶?？刹扇≈苯拥情T拜訪、刊登廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。
有經(jīng)驗(yàn)的大公司做這些事情的時(shí)候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周詳?shù)挠?jì)劃。參考下表，看一看你做到了嗎?
參展計(jì)劃時(shí)間表：
(一)12 個(gè)月前：1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見(jiàn)，確定全年展覽計(jì)劃;2、與展覽主辦單位或代理公司聯(lián)系，取得初步資料;3、選定場(chǎng)地;(一般而言，首次參加國(guó)際大展，較難取得最佳位置);4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃。
(二)9個(gè)月前：1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu);2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn);3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品;4、與國(guó)外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò);5、制作展覽宣傳冊(cè)。
(三)6 個(gè)月前：1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng);2、確定旅行計(jì)劃;3、預(yù)付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所需款項(xiàng);4、復(fù)查公司的參展說(shuō)明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯;5、安排展覽期間翻譯員;6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購(gòu)促銷廣告。
(四)3 個(gè)月前：1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng);2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽;3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定;4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序;5、訓(xùn)練參展員工;6、排定展覽期間的約談;7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì);8、出國(guó)展則需購(gòu)買外匯。
(五)四天前：1、將運(yùn)貨文件、展覽說(shuō)明書及傳單等額外影印本放入公事包;2、搭乘飛機(jī)至目的地。
(六)三天前：1、抵達(dá)，飯店登記;2、視查展覽廳及場(chǎng)地;3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品是否安全抵達(dá);4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng);5、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒;6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò)，告知通訊方法;7、訪問(wèn)當(dāng)?shù)仡櫩汀?/p>
(七)兩天前：1、確定所有物品運(yùn)送完成;2、查看租用的設(shè)備及所有用品，了解其功能;3、布置展位;4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定。
(八)一天前：1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查;2、將促銷用品送達(dá)直接分配中心;3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后溝通。
(九)展覽期間：1、盡早到會(huì)場(chǎng);2、展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的新聞中心;3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地;4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶;5、對(duì)于沒(méi)有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，應(yīng)及時(shí)報(bào)告總部作出合理答復(fù)。一旦應(yīng)諾，必須按質(zhì)按期完成;6、將每日情況做成簡(jiǎn)報(bào)通知員工;7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便及時(shí)處理及回應(yīng)。
(十)展覽結(jié)束：1、監(jiān)督攤位拆除;2、處理商機(jī);3、寄出感謝卡。
